Studi Kasus Alur Kerja Harian Seorang Manajer Proyek Menggunakan Notion + Todoist

Mengelola proyek setiap hari bisa menjadi tantangan besar, apalagi jika harus mengatur berbagai tugas dan dokumen secara efisien. Dengan kombinasi Notion dan Todoist, manajer proyek dapat mengoptimalkan alur kerja mereka secara praktis dan terstruktur.

Panduan ini akan mengulas langkah-langkah menyusun alur kerja harian, mengintegrasikan fitur utama kedua platform, serta menerapkan otomatisasi yang meningkatkan produktivitas dan pengelolaan proyek secara keseluruhan.

Menyusun Alur Kerja Harian Manajer Proyek Menggunakan Notion dan Todoist

Dalam dunia manajemen proyek yang dinamis, pengelolaan tugas harian menjadi kunci utama untuk memastikan segala sesuatunya berjalan lancar. Dengan kombinasi Notion dan Todoist, manajer proyek dapat menyusun alur kerja yang efisien, terstruktur, dan mudah diakses kapan saja. Pendekatan ini membantu memprioritaskan tugas, mengurangi risiko lupa, serta meningkatkan produktivitas secara keseluruhan.

Pentingnya menyusun alur kerja harian tidak hanya terletak pada pengaturan tugas, tetapi juga pada keberhasilan dalam mengorganisasi waktu dan sumber daya secara optimal. Kedua alat ini memungkinkan integrasi yang seamless, sehingga proses kerja menjadi lebih cepat dan terkelola dengan baik. Berikut adalah langkah-langkah praktis dan strategi yang dapat diadopsi untuk mencapai hal tersebut.

Langkah-langkah Harian Manajer Proyek Menggunakan Notion dan Todoist

Untuk memastikan alur kerja harian berjalan efektif, manajer proyek harus mengikuti serangkaian langkah yang terstruktur. Berikut adalah panduan praktis yang bisa diadaptasi sesuai kebutuhan:

Mulai hari dengan meriksa dashboard Notion yang berisi ringkasan proyek, jadwal, dan catatan penting dari hari sebelumnya.
Review daftar tugas di Todoist yang sudah ditandai prioritasnya dan sesuaikan dengan deadline serta urgensi.
Update status tugas di Todoist, tandai tugas yang selesai, dan tambahkan tugas baru jika ada yang muncul mendadak.
Sinkronisasi Todoist ke dalam Notion untuk memperlihatkan gambaran lengkap tentang progres harian dan rencana ke depan.
Gunakan template tugas harian di Notion untuk memantau alur kerja, termasuk checklist dan timeline.
Akhiri hari dengan merefleksikan pencapaian dan menetapkan fokus utama untuk hari berikutnya, baik di Notion maupun Todoist.

Dengan mengikuti langkah-langkah ini secara konsisten, manajer proyek dapat menjaga alur kerja tetap tertata dan adaptif terhadap perubahan situasi.

Perbandingan Fitur Utama Notion dan Todoist dalam Pengelolaan Tugas Harian

Memahami kekuatan dan kelemahan kedua alat ini penting agar pengguna dapat memaksimalkan penggunaannya sesuai kebutuhan. Berikut tabel yang membandingkan fitur utama Notion dan Todoist:

Fitur	Notion	Todoist
Pengelolaan Tugas	Menyediakan database tugas yang dapat dikustomisasi lengkap dengan template dan relasi antar halaman	Fokus pada daftar tugas sederhana, dengan fitur prioritas dan deadline yang jelas
Kolaborasi	Memungkinkan kolaborasi real-time, comment, dan sharing halaman lengkap proyek	Memberikan fitur kolaborasi melalui penugasan dan komentar langsung di tugas
Automasi	Automasi terbatas, biasanya melalui integrasi pihak ketiga	Mendukung otomatisasi sederhana seperti pengingat dan penjadwalan berulang
Integrasi dengan Alat Lain	Bisa terintegrasi dengan berbagai aplikasi melalui API dan Zapier	Integrasi utama dengan aplikasi produktivitas dan platform email
Fleksibilitas Tampilan	Beragam tampilan seperti kanban, tabel, kalender, dan list yang dapat disesuaikan	Fokus pada tampilan list dan prioritas yang simpel dan langsung

Kesadaran terhadap fitur ini membantu manajer dalam memilih dan memanfaatkan alat secara optimal sesuai kebutuhan harian mereka.

Integrasi Notion dengan Todoist untuk Mempercepat Alur Kerja

Integrasi kedua platform ini mampu menciptakan workflow yang seamless, mengurangi pekerjaan manual, dan mempercepat proses pengelolaan tugas harian. Salah satu cara termudah adalah dengan menggunakan layanan otomatisasi seperti Zapier atau Make (sebelumnya Integromat).

Sebagai contoh, setiap kali ada tugas baru yang ditambahkan di Todoist dengan label tertentu, otomatis data tersebut akan diupdate ke halaman terkait di Notion. Sebaliknya, tugas yang selesai di Notion yang berhubungan dengan proyek tertentu bisa otomatis dicentang di Todoist, memastikan status selalu sinkron dan up-to-date.

Langkah-langkah praktisnya meliputi:

Memilih trigger di Todoist, misalnya penambahan tugas baru atau perubahan status tugas
Menentukan tindakan di Notion, seperti menambahkan entri baru ke database proyek atau memperbarui status
Pengaturan otomatisasi di platform layanan integrasi yang dipakai, termasuk map data dan kondisi spesifik
Melakukan testing otomatisasi untuk memastikan sinkronisasi berjalan mulus

Dengan cara ini, manajer proyek tidak perlu melakukan input berulang di kedua alat, sehingga waktu dan fokus bisa dialihkan ke aspek strategis dan pengambilan keputusan.

Daftar Aktivitas yang Harus Diotomatisasi untuk Efisiensi Proses Kerja

Automasi menjadi kunci dalam meningkatkan efisiensi, terutama dalam pengelolaan tugas dan komunikasi harian. Berikut adalah aktivitas yang sangat direkomendasikan untuk diotomatisasi:

Pengingat dan notifikasi tugas berdasar deadline tertentu
Perbaruan status tugas dari satu platform ke platform lain
Pembuatan laporan progres mingguan otomatis berdasarkan data tugas
Pengaturan pengingat rapat dan penjadwalan otomatis
Pengelolaan dokumen dan catatan terkait tugas di Notion yang otomatis terupdate saat ada perubahan di Todoist

Sementara otomatisasi ini membantu mengurangi beban kerja administratif, tetap penting untuk melakukan monitoring berkala agar seluruh sistem berjalan sesuai harapan dan tidak terjadi kesalahan sinkronisasi.

Menyiapkan Notion sebagai Pusat Informasi dan Dokumentasi

(PDF) Analisis Manfaat dalam Proyek Pengerukan Studi Kasus: Alur ...

Memastikan semua informasi penting dan dokumentasi proyek tersimpan rapi dalam satu platform memudahkan manajer proyek dalam mengelola pekerjaan harian. Notion menjadi pilihan populer karena fleksibilitasnya dalam mengatur berbagai jenis data dan dokumentasi, serta kemampuannya untuk diakses secara kolaboratif oleh seluruh tim.

Dengan menyiapkan workspace Notion yang terstruktur, proses pengelolaan proyek menjadi lebih efisien, transparan, dan mudah diupdate kapan saja diperlukan. Berikut adalah panduan langkah demi langkah untuk menyiapkan Notion sebagai pusat informasi dan dokumentasi proyek harian.

Langkah-langkah Menyiapkan Workspace Notion untuk Manajer Proyek

Memulai dari nol atau mengoptimalkan workspace yang sudah ada agar mampu menampung semua kebutuhan proyek adalah bagian penting. Perhatikan poin-poin berikut untuk setup yang efektif:

1. Buat halaman utama (Dashboard) yang menjadi titik pijak seluruh aktivitas. Halaman ini berfungsi sebagai pusat navigasi menuju halaman-halaman penting seperti tugas, catatan, jadwal, dan dokumen.
2. Tambahkan halaman khusus untuk pengelolaan tugas, yang terintegrasi dengan database tugas agar bisa dipantau secara real-time.
3. Siapkan halaman catatan harian atau meeting notes agar semua diskusi dan keputusan penting terdokumentasi dengan baik.
4. Buat halaman jadwal proyek yang terhubung dengan kalender agar timeline proyek dapat dilihat secara visual dan mudah diatur.
5. Integrasikan link menuju dokumen eksternal jika ada, seperti file Excel, PDF, atau dokumen penting lainnya, agar semuanya tetap dalam satu ekosistem Notion.

Rancang Template Halaman Pengelolaan Proyek Harian

Template halaman ini akan menjadi dasar setiap hari kerja, sehingga manajer proyek dan tim dapat melakukan pencatatan serta pengelolaan secara cepat dan konsisten.

Judul Halaman: Berikan judul harian atau mingguan yang mudah dikenali, seperti “Proyek ABC – Rabu, 17 Oktober 2023”.
Daftar Tugas: Sisipkan bagian yang menampilkan daftar tugas dengan status, prioritas, dan deadline. Gunakan checkbox dan label warna untuk mempermudah visualisasi.
Catatan Harian: Buat area untuk mencatat progres, kendala, dan insight penting selama hari tersebut.
Jadwal Kegiatan: Integrasikan tabel atau kalender kecil untuk menandai rapat, deadline, dan kegiatan utama.
Link dan Referensi: Tambahkan bagian untuk link dokumen terkait, referensi eksternal, atau laporan yang relevan.

Template ini bisa disimpan sebagai halaman template di Notion agar bisa digunakan berulang kali setiap hari atau minggu, menghemat waktu dan menjaga konsistensi dokumen.

Membuat untuk Pengelolaan Dokumen Proyek

Pengelolaan dokumen yang lengkap dan terorganisir sangat penting agar semua informasi dapat diakses dengan cepat dan tidak tercecer. Penggunaan dalam Notion memungkinkan pengelolaan data yang dinamis dan mudah diupdate.

Struktur tabel: Buat tabel yang berisi kolom seperti Nomor, Nama Dokumen, Jenis Dokumen, Tanggal Upload, Revisi Terakhir, dan Keterangan.
Kegunaan tabel: Memudahkan pencarian dokumen tertentu berdasarkan kategori, tanggal upload, atau status revisi. Selain itu, bisa digunakan untuk menandai dokumen yang perlu diperbarui atau ditinjau ulang.
Contoh pengisian: Sebuah tabel yang memuat daftar kontrak, laporan keuangan, gambar desain, dan dokumen penting lainnya, lengkap dengan tanggal dan versi terbaru.
Pengaturan filter dan view: Manfaatkan fitur filter dan custom view untuk menampilkan dokumen berdasarkan prioritas, status revisi, atau kategori tertentu, sehingga pengguna dapat langsung mengakses data relevan.

Penggunaan Blockquote untuk Menyoroti Update Penting

Dalam pengelolaan informasi di Notion, penandaan update penting atau keputusan strategis sangat diperlukan agar seluruh tim bisa segera memahami konteks perubahan tersebut. Penggunaan blockquote memberikan visual yang menonjolkan bagian penting tersebut.

“Keputusan strategis: Prioritas pengembangan fitur baru akan dialihkan ke minggu depan untuk fokus penyelesaian bug kritis,”

Contoh ini menunjukkan bahwa informasi penting seperti perubahan prioritas harus disorot agar tidak terlewatkan saat review hari berikutnya. Selain itu, blockquote juga membantu memperjelas komunikasi dan mengurangi risiko miskomunikasi.

Mengelola Tugas dengan Todoist secara Efisien

Dalam menjalankan proyek yang kompleks, pengelolaan tugas harian menjadi kunci keberhasilan. Todoist sebagai alat manajemen tugas menawarkan berbagai fitur yang memudahkan manajer proyek untuk tetap terorganisir dan fokus pada prioritas utama. Mengatur tugas secara sistematis dan sinkron dengan Notion membantu memastikan semua anggota tim mendapatkan informasi terbaru dan dapat bekerja secara sinkron.

Pada bagian ini, kita akan membahas langkah-langkah praktis untuk menciptakan dan mengelola tugas harian di Todoist, mengintegrasikannya dengan Notion, serta memanfaatkan fitur seperti filter dan label untuk meningkatkan efisiensi dalam pengelolaan pekerjaan.

Membuat dan Mengatur Tugas Harian Terkait Proyek

Proses awal yang penting adalah membuat daftar tugas harian yang spesifik dan terkait langsung dengan proyek tertentu. Berikut langkah-langkahnya:

Buka aplikasi Todoist dan pilih proyek yang sesuai, atau buat proyek baru jika belum ada.
Tambah tugas baru dengan klik tombol “+ Tambah Tugas”. Pastikan setiap tugas diberi deskripsi yang jelas dan ringkas agar memudahkan identifikasi.
Atur tanggal jatuh tempo tugas sesuai dengan jadwal harian atau deadline proyek. Gunakan fitur pengingat agar tidak terlewat.
Kelompokkan tugas berdasarkan kategori, seperti “Prioritas Tinggi”, “Tugas Administratif”, dan lain-lain, dengan menggunakan label atau bagian khusus.
Untuk tugas yang bersifat berulang, atur pengulangan otomatis agar tidak perlu membuat ulang setiap hari.

Dengan mengikuti prosedur ini, tugas harian menjadi lebih terstruktur, memudahkan pemantauan, dan memastikan semua aspek pekerjaan terkait proyek tertangani secara rutin.

Sinkronisasi Tugas antara Todoist dan Notion

Memastikan informasi tugas tetap sinkron antara Todoist dan Notion sangat penting agar seluruh tim bekerja dengan data yang sama. Berikut panduan praktisnya:

Gunakan integrasi otomatis melalui layanan seperti Zapier atau Make (Formerly Integromat) untuk menghubungkan Todoist dan Notion secara seamless.
Atur trigger di otomatisasi, misalnya ketika tugas baru dibuat di Todoist, otomatis akan tercatat di database Notion yang telah disiapkan.
Sesuaikan field yang ingin disinkronkan, seperti judul tugas, tanggal jatuh tempo, label, dan status.
Secara rutin, cek konsistensi data dan lakukan penyesuaian jika perlu agar tidak terjadi ketidaksesuaian informasi.
Gunakan notifikasi agar anggota tim mendapatkan update secara real-time saat ada perubahan tugas yang tersinkronisasi.

Dengan sinkronisasi yang baik, seluruh proses manajemen tugas menjadi lebih efisien dan transparan, meminimalkan risiko pekerjaan terlewat atau duplikasi data.

Tabel Priortasitas Tugas Berdasarkan Urgensi dan Pentingnya

Penting untuk memprioritaskan tugas agar fokus terhadap pekerjaan yang benar-benar penting dan mendesak. Berikut tabel yang mengilustrasikan pengelompokan prioritas tugas:

Prioritas	Urgensi	Pentingnya	Contoh Tugas
Prioritas Tinggi	Sangat Mendesak	Kritis untuk kelangsungan proyek	Menangani masalah teknis yang kritis, meeting mendadak
Prioritas Sedang	Urgent	Perlu diselesaikan dalam waktu dekat	Mempersiapkan laporan mingguan, revisi dokumen
Prioritas Rendah	Tidak Mendesak	Lebih ke pengembangan jangka panjang	Update dokumen prosedur, riset pasar

Dengan memahami kategori ini, manajer bisa memfokuskan energi pada tugas dengan prioritas tertinggi dan mengelola waktu secara efektif.

Penggunaan Filter dan Label untuk Memudahkan Pencarian dan Pengelompokan Tugas

Fitur filter dan label di Todoist sangat membantu dalam menavigasi tugas yang banyak dan kompleks. Berikut penjelasannya:

Label digunakan untuk memberi kategori tertentu pada tugas, misalnya “Urgent”, “Meeting”, “Admin”. Ini memudahkan dalam pengelompokan dan pencarian.
Filter dibuat berdasarkan kombinasi label, prioritas, dan tanggal jatuh tempo, sehingga kita dapat menampilkan daftar tugas sesuai kebutuhan spesifik, seperti semua tugas prioritas tinggi yang deadline-nya hari ini.
Contoh filter sederhana:

Priority 1 & Due Today

, yang akan menampilkan semua tugas prioritas tertinggi yang harus diselesaikan hari ini.
Penerapan rutin dalam penggunaan filter dan label akan mempercepat proses pencarian tugas tertentu, mengurangi risiko lupa, serta meningkatkan efisiensi kerja harian.

Penguasaan fitur ini memungkinkan manajer dan anggota tim bekerja lebih cepat dan terorganisir, terutama saat beban tugas semakin banyak dan kompleks.

Automasi dan Integrasi Kedua Platform untuk Optimalisasi

Memanfaatkan automasi dan integrasi antara Notion dan Todoist dapat membawa efisiensi yang signifikan dalam alur kerja harian manajer proyek. Dengan menghubungkan keduanya secara otomatis, tugas-tugas yang masuk, status yang diperbarui, atau laporan selesai dapat dilakukan tanpa perlu intervensi manual yang berulang. Pendekatan ini tidak hanya menghemat waktu tetapi juga mengurangi risiko kesalahan manusia dan memastikan semua pihak selalu mendapatkan informasi terbaru secara real-time.

Dalam bagian ini, kita akan membahas langkah-langkah praktis untuk merancang skrip dan pengaturan otomatisasi yang mengintegrasikan Notion dan Todoist, termasuk contoh penerapan otomatisasi untuk memperbarui status tugas secara otomatis, serta tabel alur otomatisasi dari penugasan hingga pelaporan selesai lengkap dengan pengaturan trigger dan aksi yang diperlukan.

Langkah-langkah Integrasi dan Otomatisasi antara Notion dan Todoist

Untuk mengintegrasikan kedua platform secara efektif, kita dapat memanfaatkan layanan otomatisasi seperti Zapier, Make (sebelumnya Integromat), atau Automate.io. Langkah utama meliputi:

Memilih platform otomatisasi yang mendukung integrasi Notion dan Todoist.
Menyiapkan API keys dari kedua platform agar layanan otomatisasi dapat mengakses data dan melakukan aksi.
Menentukan trigger utama, seperti penambahan tugas baru di Todoist atau perubahan status di Notion.
Menentukan aksi yang akan dilakukan, misalnya memperbarui status tugas di platform lain, membuat catatan laporan, atau menandai tugas selesai secara otomatis.
Menyesuaikan alur otomatisasi agar sesuai kebutuhan proyek dan memastikan tidak terjadi konflik atau duplikasi data.

Contoh Penerapan Otomatisasi untuk Memperbarui Status Tugas Secara Otomatis

Salah satu contoh penerapan otomatisasi yang umum adalah memperbarui status tugas di Notion setiap kali ada perubahan status di Todoist. Berikut gambaran langkah-langkahnya:

Set trigger di layanan otomatisasi saat tugas di Todoist diubah statusnya, misalnya dari “Dalam Proses” menjadi “Selesai”.
Atur aksi untuk mencari entri terkait di Notion yang berkaitan dengan tugas tersebut, biasanya berdasarkan ID tugas atau judul.
Perbarui properti status di Notion sesuai dengan perubahan di Todoist, misalnya mengubah kolom “Status” menjadi “Selesai”.
Tambahkan notifikasi atau catatan log untuk memastikan semua pihak mengetahui bahwa tugas telah selesai dan statusnya otomatis sinkron.

Contoh Tabel Alur Otomatisasi dari Penugasan hingga Pelaporan Selesai

Langkah	Trigger	Aksi	Platform
1	Penambahan tugas baru di Todoist	Membuat entri baru di Notion sebagai catatan tugas	Todoist & Notion
2	Perubahan status tugas di Todoist menjadi “Selesai”	Memperbarui kolom status di Notion menjadi “Selesai”	Todoist & Notion
3	Rapat selesai dan laporan dibuat di Notion	Menandai tugas terkait di Todoist sebagai “Dibaca” atau “Terselesaikan”	Notion & Todoist

Pengaturan Trigger dan Aksi dalam Otomatisasi

Pengaturan trigger dan aksi harus dilakukan dengan cermat agar otomatisasi berjalan lancar dan sesuai harapan. Berikut rinciannya:

Trigger: Peristiwa tertentu yang memulai otomatisasi, misalnya perubahan status tugas, penambahan tugas baru, atau penghapusan entri di platform sumber data.

Aksi: Tindakan yang dilakukan sebagai respons terhadap trigger, seperti memperbarui status, mengirim notifikasi, membuat catatan baru, atau menghapus data.

Contoh pengaturan trigger dan aksi yang efektif adalah:

Menggunakan trigger ‘Tugas di Todoist berubah ke status Selesai’ untuk memicu aksi ‘Perbarui kolom Status di Notion menjadi Selesai’.
Menetapkan filter agar otomatisasi hanya berjalan untuk tugas tertentu yang relevan dengan proyek tertentu.
Memastikan aksi dilakukan secara berurutan dan lengkap untuk menghindari data yang tidak sinkron.

Studi Kasus

Dalam dunia manajemen proyek, implementasi alur kerja yang terstruktur dan evaluasi berkala merupakan kunci sukses dalam memastikan efisiensi dan pencapaian target. Menggunakan Notion dan Todoist secara bersamaan memberikan keunggulan dalam mengelola tugas dan dokumentasi secara real-time, serta memudahkan proses evaluasi dan penyesuaian. Melalui studi kasus berikut, kita akan melihat contoh nyata bagaimana alur kerja harian diorganisasi serta langkah-langkah evaluasi yang dilakukan secara rutin agar proses tetap optimal dan adaptif terhadap perubahan kebutuhan proyek.

Contoh ini berfokus pada seorang manajer proyek yang mengelola tim pengembangan perangkat lunak, di mana mereka memanfaatkan Notion sebagai pusat informasi lengkap terkait perkembangan proyek dan Todoist sebagai alat utama pengelolaan tugas harian. Pendekatan ini menunjukkan bagaimana kolaborasi kedua platform dapat memperkuat pengelolaan proyek secara menyeluruh dan berkelanjutan.

Alur Kerja Harian yang Menggunakan Notion dan Todoist

Dalam praktiknya, manajer proyek memulai hari dengan meninjau dashboard di Notion yang memuat rangkuman update, dokumen penting, dan catatan meeting sebelumnya. Kemudian, mereka membuka Todoist untuk melihat daftar tugas yang harus diselesaikan hari itu berdasarkan prioritas dan deadline yang telah ditetapkan. Beberapa langkah utama yang dilakukan secara rutin meliputi:

Memeriksa pembaruan status tugas di Todoist, memastikan semua tugas yang perlu selesai hari itu teridentifikasi dengan jelas.
Menyusun jadwal harian berdasarkan prioritas, dengan mengatur tugas-tugas penting di waktu-waktu produktif.
Memanfaatkan Notion untuk mengakses dokumen pendukung, catatan, dan referensi yang diperlukan selama pengerjaan tugas.
Melakukan update status tugas di Todoist setelah menyelesaikan setiap pekerjaan, serta mencatat progres di Notion jika diperlukan.
Meninjau kembali catatan dan milestone di Notion untuk memastikan seluruh bagian proyek tetap terintegrasi dan sinkron.

Proses ini dilakukan secara berulang setiap hari untuk menjaga alur kerja tetap lancar dan responsif terhadap situasi terbaru, sekaligus memastikan bahwa semua anggota tim selaras dalam pencapaian target harian dan jangka panjang.

Langkah Evaluasi Performa dan Penyesuaian Prosedur Kerja Secara Periodik

Evaluasi rutin menjadi bagian penting dari pengelolaan proyek agar proses tetap efisien dan mampu beradaptasi. Manajer proyek biasanya melakukan peninjauan performa secara mingguan dan bulanan, yang meliputi:

Menganalisis data pencapaian tugas di Todoist, termasuk tugas yang terlambat, terselesaikan tepat waktu, dan tugas yang belum selesai.
Menggunakan laporan dari Notion untuk meninjau progres dokumentasi dan pencapaian milestone besar.
Mengadakan sesi evaluasi bersama tim untuk mendapatkan feedback terkait kendala dan peluang perbaikan dalam alur kerja.
Menyesuaikan prioritas tugas dan proses kerja berdasarkan hasil evaluasi, serta memperbarui template dan struktur di Notion sesuai kebutuhan.
Menerapkan automasi yang relevan, seperti pengingat otomatis dan sinkronisasi data, untuk mengurangi beban administratif dan meningkatkan produktivitas.

Setelah evaluasi, prosedur kerja disesuaikan agar tetap relevan dengan kondisi terbaru dan target proyek. Langkah ini memastikan bahwa proses kerja tidak statis, melainkan dinamis dan selalu diarahkan untuk mencapai hasil terbaik.

Indikator Keberhasilan dan Metrik Pencapaian

Pengukuran keberhasilan pengelolaan proyek melalui kedua platform ini dapat dilakukan dengan indikator dan metrik berikut:

Indikator Keberhasilan	Metrik Pencapaian
Persentase tugas selesai tepat waktu	Jumlah tugas yang diselesaikan sesuai deadline dibagi total tugas, dikalikan 100%
Jumlah tugas tertunda atau terlambat	Jumlah tugas yang melewati deadline dibanding total tugas
Progres milestone proyek	Persentase milestone yang tercapai dari total milestone yang direncanakan
Jumlah dokumentasi lengkap dan terpercaya di Notion	Jumlah dokumen dan catatan yang telah diupdate dan divalidasi selama periode tertentu
Efisiensi waktu pengelolaan tugas	Waktu rata-rata yang dibutuhkan untuk menyelesaikan satu tugas dari awal sampai selesai

Penggunaan indikator ini secara konsisten membantu manajer proyek dan timnya dalam menilai efektivitas proses kerja, serta memberikan dasar untuk melakukan perbaikan berkelanjutan.

Contoh Laporan Harian dari Notion dan Todoist

Laporan harian yang dirangkum dari kedua platform ini biasanya berisi ringkasan tugas yang telah diselesaikan, tugas yang sedang berlangsung, serta catatan penting yang perlu diperhatikan untuk hari berikutnya. Berikut adalah gambaran contoh laporan tersebut:

Hari ini, tim menyelesaikan 15 dari 20 tugas yang direncanakan, termasuk pengujian fitur baru dan pembaruan dokumentasi di Notion. Tugas yang tertunda terutama terkait integrasi API yang memerlukan klarifikasi lebih lanjut dari tim pengembang. Progress milestone mencapai 75%, dengan beberapa tugas besar yang masih dalam tahap pengerjaan. Catatan penting hari ini adalah perlunya penyesuaian prioritas pada tugas terkait bug kritis yang muncul di tengah proses. Rencana besok adalah menyelesaikan tugas yang tertunda dan melakukan evaluasi ulang terhadap alur kerja berdasarkan feedback hari ini.

Dengan laporan harian yang terstruktur ini, manajer proyek dapat melakukan analisis performa secara cepat dan efektif, serta menyesuaikan proses kerja untuk hari berikutnya agar tetap berjalan optimal sesuai target yang telah ditetapkan.

Ringkasan Terakhir

Menerapkan alur kerja yang terintegrasi dan otomatisasi ini membantu manajer proyek menjalankan tugas harian secara lebih efisien dan efektif. Dengan pemantauan berkala dan penyesuaian prosedur, performa proyek dapat terjaga dan hasilnya maksimal.